OPTIMISATION DE LA COMMUNICATION PAR E MAIL

Mieux rédiger et gérer les e-mails pour plus de sérénité et d’efficacité au quotidien

Formation créée le 16/08/2024. Dernière mise à jour le 30/10/2024.
Version du programme : 1

Type de formation

Formation présentielle

Durée de formation

14 heures (2 jours)

Accessibilité

Oui
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OPTIMISATION DE LA COMMUNICATION PAR E MAIL

Mieux rédiger et gérer les e-mails pour plus de sérénité et d’efficacité au quotidien


L’e-mail est un outil incontournable et omniprésent dans la vie professionnelle. Vecteur de communication rapide il est un outil positif et facilitateur au quotidien. Pourtant, comme tout outil, mal utilisé il comporte de réels dangers tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs : d’un côté baisse de productivité, source de conflits en interne, dégradation de l’image de l’entreprise due à des e-mails mal construits (fond et forme), et de l’autre stress, souffrance au travail et démotivation. L’objectif de cette formation est de faire primer la QUALITE sur la QUANTITE : développer les compétences des collaborateurs pour que l’utilisation de l’outil e-mail soit effectivement positive et facilitatrice tout en améliorant la productivité et l’image de l’entreprise.

Objectifs de la formation

  • Comprendre et mettre en oeuvre les bonnes pratiques dans la gestion et la rédaction des mails pour gagner du temps et de l’efficacité
  • Maîtriser les spécificités de la communication par e-mail, tant sur le fond que sur la forme
  • Maîtriser le principe de coopération de GRICE (et ses 4 axes), pour être lu et compris
  • Rédiger une « charte de l’utilisation des mails », pour mon entreprise/service

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Toute personne ayant une utilisation de l'e-mail professionnelle
Prérequis
  • Aucun pré-requis

Contenu de la formation

JOUR 1 - Matin / Comprendre et mettre en œuvre les bonnes pratiques dans la gestion et la rédaction des mails pour gagner du temps et de l’efficacité
  • Accompagner les participants à prendre conscience des impacts de l’e-mail sur leur productivité et leur niveau de stress
  • Savoir organiser sa boite mail : définir et retrouver l’utile – supprimer le superflu
  • • Définir les temps de la journée affectés au traitement des e-mails o Loi de Carlson (temporalité de la lecture/écriture des e-mails) o Traitement des e-mails et gestion du temps
  • • Traitement des e-mails : immédiat ou agendé (rappel de la matrice d’Eisenhower pour bien différencier et traiter l’urgent et l’important)
  • • Réduire la communication par e-mail en identifiant les autres canaux de communication possibles et appropriés en fonction de la situation et/ou du sujet
JOUR 1 - Après-midi: Maîtriser les spécificités de la communication par e-mail, tant sur le fond que sur la forme
  • Comprendre la spécificité de la communication par e-mail : identifier et définir les différents objectifs de l’e-mail pour adopter la rédaction appropriée
  • Comprendre et différencier l’objectif de communication de l’intention conversationnelle : mieux appréhender le sens caché pour une réponse plus pertinente et sans risque d’initier un conflit
  • Exercices pratiques - mises en situation
Maîtriser le principe de coopération de GRICE (et ses 4 axes), pour être lu et compris
  • Le principe de coopération
  • Les 4 axes
  • Exercices pratiques - mises en situation
JOUR 2 - Matin : Les aspects fondamentaux de la communication par mail
  • L'objet: son importance, comment s'assurer d'être lu
  • Réaliser une introduction efficace
  • Clore l’e-mail en fonction de l’objectif de communication
  • Choisir les bons destinataires de l’e-mail
  • Répondre à un e-mail « délicat », sans générer un risque de conflit
JOUR 2 - Après-midi : Etablir une charte de communication par e-mail
  • Une charte pour quoi faire?
  • Travail en commun sur la charte
  • Mise en place d'une stratégie pour faire adhérer les collaborateurs de l'entreprise / service à la charte
  • Evaluation des progrès des apprenants par des exercices pratiques
  • Tour de table et évaluations

Équipe pédagogique

Joëlle Houque Responsable Pédagogique et formatrice

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Evaluation de compétences en ligne en début et en fin de formation sous forme de QCM tests sur des cas pratiques

Ressources techniques et pédagogiques

  • Support de formation remis à la fin de la formation Jeux et exercices en groupe et en binômes Cas pratiques -mises en situation

Capacité d'accueil

Entre 5 et 12 apprenants

Délai d'accès

2 semaines

Accessibilité

Accessible à tous. Contacter notre référent handicap pour toute demande d'adaptation.