Pennylane – Reprise en main du logiciel

• Poser le cadre du projet et remettre d'aplomb 5 dossiers simples par collaborateur.
• Comprendre les automatisations de production et traiter 10 dossiers de plus par collaborateur, soit environ 15 au total.
• 5 TVA réalisées en autonomie totale par collaborateur. Aucune télédéclaration ni aucun paiement sans validation de l'expert-comptable.
• Segmenter le portefeuille, désigner Pennylane comme plateforme agréée pour les clients et envoyer une première vague d'invitations.
• Ancrer les pratiques après 2 à 3 mois d'usage et préparer la première clôture sur Pennylane. Idéalement placée en décembre ou début janvier.

Jour 1 – Lancement et remise à plat des dossiers simples

• Tour de table
• Rôle de chacun, portefeuille, niveau sur Pennylane
• Ce qui bloque aujourd'hui
• Planning et objectifs
• Les 5 journées et leurs objectifs chiffrés
• Qui fait quoi : expert-comptable (paramétrage cabinet, validation) et collaborateurs (production)
• Le tableau de suivi des dossiers

PARTIE 2 : DIAGNOSTIC D'UN DOSSIER (1h30)

• Configuration du dossier
• Informations entreprise, exercice, collaborateurs affectés
• Les tableaux de bord
• Plan comptable et journaux
• Paramétrage de la TVA
• Paramétrage fiscal
• Comptes de TVA intégrés Pennylane
• Immobilisations, emprunts et crédits-bails
• Récupération des flux
• Connexions bancaires
• Transmission des factures
• Récupération du chiffre d'affaires
• Contrôles post-import

PARTIE 3 : REMISE À PLAT ACCOMPAGNÉE (3h)

• Application de la checklist sur ses propres dossiers
• Correction des paramétrages
• Classement des dossiers : conforme, en cours, bloqué, complexe

PARTIE 4 : PARAMÉTRAGE DU CABINET (45 min)

• Utilisateurs et rôles
• Gestion interne
• Paramétrages du cabinet
• Informations générales et préférences de communication
• GED, EBICS, paie
• Configuration de la révision et des plaquettes

CONCLUSION

• BILAN, OBJECTIFS J2, ÉMARGEMENT ET QUESTIONNAIRE (15 min)

Option

• Option Migration des dossiers restants : import FEC, MDB ou TRA, pièces jointes et contrôles post-import.

Jour 2 – Dossiers complexes et automatisations

• INTRODUCTION : AVANCEMENT DEPUIS J1 (15 min)

PARTIE 1 : LES AUTOMATISATIONS DE PRODUCTION (1h45)

• Factures fournisseurs
• Import et découpage
• Comptabilisation et gestion de la TVA
• Factures clients
• Import des PDF ou des écritures de CA
• Outil de facturation Pennylane
• Connexions API (facturation, caisse, e-commerce)
• Banque
• Traitement des transactions
• Règles de transactions et centre de règles
• Autopilot
• Dossiers en comptabilité de trésorerie

PARTIE 2 : DOSSIERS COMPLEXES (3h30)

• Dossiers avec analytique
• Catégories analytiques
• Règles d'affectation
• Dossiers à forte volumétrie
• Règles sur les tiers les plus fréquents
• Saisie en masse
• Dossiers à spécificités
• TVA mixte, multi-activités, B2C
• Mise en place des règles sur chaque dossier traité

PARTIE 3 : NAVIGATION ET CONTRÔLES (30 min)

• Balances : navigation, lettrage, réimputation
• Grand livre et journaux

PARTIE 4 : ORGANISATION DU CABINET (30 min)

• Dossiers bloqués : cause et prochaine action
• Rythme de production mensuel
• FAQ cabinet des problèmes rencontrés

CONCLUSION

• BILAN, PRÉPARATION J3, ÉMARGEMENT ET QUESTIONNAIRE (15 min)

Jour 3 – Première TVA

• INTRODUCTION : AVANCEMENT DEPUIS J2 (15 min)

PARTIE 1 : LA TVA DANS PENNYLANE (45 min)

• Le pré-remplissage à partir des comptes de TVA intégrés
• TVA sur les débits et sur les encaissements
• Le parcours : paramétrer, cadrer, relire, valider, télédéclarer, suivre

PARTIE 2 : LES PRÉ-REQUIS AVANT LA 1ÈRE DÉCLARATION (1h30)

• Paramétrage fiscal
• Comptes de TVA intégrés
• Encaissements : comptes 44574, 44564 et journal RT
• Tags de TVA
• Journal TVA et historique des déclarations
• Contrôle des soldes 445*

PARTIE 3 : DÉCLARER UNE TVA (1h)

• Les cadrages de TVA
• Transaction
• Analyse comptes clients
• Historique des déclarations
• Base par taux
• Annuel
• Formulaire CA3 ou CA12
• Relecture du pré-remplissage et cellules manuelles
• OD de TVA
• Validation, télédéclaration et paiement
• Suivi des statuts et justificatifs

PARTIE 4 : TVA EN AUTONOMIE (3h)

• Trois premières TVA accompagnées
• Quatrième et cinquième TVA sans aide
• Validation par l'expert-comptable avant envoi

CONCLUSION

• BILAN, ÉMARGEMENT ET QUESTIONNAIRE (15 min)

Option

• Option Cas particuliers : remboursement de crédit de TVA, acompte CA12, déclaration rectificative.

Jour 4 – Clients et facturation électronique

• INTRODUCTION : AVANCEMENT DEPUIS J3 (15 min)

PARTIE 1 : LA RÉFORME DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE (1h)

• Le calendrier
• Réception obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026
• Émission : grandes entreprises et ETI en 2026, PME, TPE et micro en 2027
• Plateforme agréée, formats et e-reporting
• Les sanctions
• Pennylane, plateforme agréée : la désignation dans l'annuaire

PARTIE 2 : SEGMENTER SON PORTEFEUILLE (1h)

• Les plans et la tarification clients
• Atelier de segmentation
• Autonome : gestion complète
• Accompagné : justificatifs, application mobile, facturation simple
• Minimal : réception conforme et dépôt des justificatifs
• Spécifique : caisse, e-commerce, B2C, international

PARTIE 3 : L'EXPÉRIENCE CLIENT (1h45)

• La page d'accueil et l'interface Gestion
• Ajouter des utilisateurs, documents partagés
• Les banques
• Statuts et actions du client sur les transactions
• Le Compte Pro
• Les achats
• Factures d'achats, notes de frais, frais kilométriques
• Circuits d'approbation
• Les ventes
• Devis, factures, acomptes, abonnements, paiements
• L'application mobile

PARTIE 4 : ACTIVER LES CLIENTS (1h45)

• Désigner la plateforme agréée
• Inviter les clients et suivre la vue Portefeuille
• Messages types par segment
• Absorber l'arrivée des accès clients : qui répond, relances, onboarding

PARTIE 5 : PREMIERS RÉFLEXES RFE (45 min)

• Factures reçues via la plateforme et leurs statuts
• Rejets et contrôle des SIREN des tiers
• Impacts sur la production comptable

CONCLUSION

• BILAN, ÉMARGEMENT ET QUESTIONNAIRE (15 min)

Option

• Option Analytique client : plan et prévisionnel de trésorerie, rapports analytiques.

Jour 5 – Adoption, révision et clôture

• INTRODUCTION : INDICATEURS D'ADOPTION (15 min)

PARTIE 1 : REVUE D'ADOPTION (1h30)

• Les tableaux de bord Saisie, Déclaration et Révision
• Revue dossier par dossier
• Paramétrages toujours conformes
• Part des transactions traitées par règle
• TVA à l'heure, clients activés
• Blocages persistants et solutions

PARTIE 2 : BONNES PRATIQUES ET ORGANISATION (45 min)

• Nettoyage du centre de règles
• Répartition des tâches entre l'expert-comptable et les collaborateurs
• Plan d'action à 6 mois

PARTIE 3 : LE DOSSIER DE TRAVAIL (2h30)

• Bonnes pratiques en amont de la clôture
• Modèle et personnalisation
• Bibliothèque de diligences
• Modèle de dossier de travail
• Création et navigation
• Cycles, diligences, matérialisation
• La révision par cycle
• Trésorerie, achats, charges externes, ventes
• Stocks, immobilisations, personnel, impôts, capitaux propres
• Validation et export

PARTIE 4 : LIASSE, ÉTATS FINANCIERS ET CLÔTURE (1h30)

• La liasse fiscale
• Moteur fiscal et contrôles de cohérence
• Teledec et télédéclaration
• Bilan, compte de résultat, SIG
• La plaquette
• Clôture de l'exercice et export des documents

CONCLUSION

• BILAN DE LA FORMATION, ÉMARGEMENT ET QUESTIONNAIRE (15 min)

Option

• Option Jour 6 dédié à la révision et à la clôture si l'équipe a besoin de plus de pratique : accusés de réception, rectificatives, dépôt au greffe, synthèse financière et rapport d'activité.